机关工作人员的文字水平，一部分取决于谋篇布局和驾驭文字的能力，更多的则取决于深入理解上级精神、准确领会领导意图、及时掌握基层情况、全面把握工作规律等“笔外功”。不练好“笔外功”，出再多的力也达不到理想的效果。
深入理解上级精神
从事公文写作的同志，必须自觉做到学习中央精神不过夜、掌握党的政策不跑偏、关注时政信息不懈怠。
及时掌握中央一系列重大决策部署。要紧密关注国内外时政动态，准确把握党在各个时期的路线方针政策，自觉在思想上政治上行动上同党中央保持高度一致。及时研读中央领导同志在不同类型会议上所作的工作报告、发表的系列讲话，多看党报党刊上发表的理论文章、社论、评论等。当前，重点要认真学习习近平总书记系列重要讲话精神，逐字逐句地研读原文，真正掌握精髓、把握实质，做到学以致用、用以促学。
随时掌握上级党委的工作动态。主动同上级机关的同志保持经常性的沟通联系，及时了解上级党委在不同时间节点召开的各类会议、有关领导的讲话、下发的文件精神等，悉心体悟上级党委和领导决策的发力点、工作的着力点，结合本地区、本部门的实际，进行分析判断和吸收借鉴，自觉主动地在思想认识上吐故纳新。
全面掌握有关方面权威人士和专家学者的文章和观点。任何一项重要政策的出台、经验模式的推出、改革举措的实施，事先都经过多方的科学论证，反复征求方方面面的意见建议。在这一过程中，有关领导和专家学者会从不同方面阐述中央精神、领导意图和个人见解。作为从事文字工作的同志，必须敏锐捕捉这些重要信息，提前做好相关的理论和知识储备，当领导需要的时候，才能胸有成竹、信手拈来。
准确领会领导意图
从事文字工作的同志，作为领导的“外脑”“智囊”，必须时刻围绕领导的“大脑”转，尽可能地学习领悟领导的思维方式和工作艺术。
从领导的讲话、谈话中悟。反复学习研究一段时间内领导的各类讲话，悉心领会、潜心揣摩，争取每阅读一篇文章、每起草一篇文稿，都能悟出领导的一些思想，悟出领导讲话的艺术与风格。
从领导参与的政务、事务活动中悟。尽可能多地参与领导的各类公务活动，近距离感受领导待人处事的方法，从中体悟领导思考问题、谋划工作的风格，把握领导处理解决各类复杂问题的原则，摸准领导办理政务、处理事务的特点。
从领导阅读的书报、关注的信息中悟。在平时与领导的接触和交谈中，注重了解领导某一时期的研究方向，对领导阅读的有关书籍、重要文章、收集的资料和关注的新闻报道等，也要学习、研究，尽可能多地掌握相关信息。
从领导批示、交办的事项中悟。领导在处理日常事务时，会或多或少地流露出自己的看法与观点。平时要注重从细节中捕捉，见微知著，日积月累，努力做到在思想上与领导合拍、工作上与领导合调、行动上与领导同步。
及时掌握基层情况
公文写作要言之有物、掷地有声，必须沉下身子问良策、深入群众接地气，才能写出分量重、劲道足的稿子。
紧随领导，多到基层找“灵感”。要积极创造条件，尽可能多地参与领导在基层一线的调研活动。一方面，有利于多方面听取基层干部群众的意见建议，多视角了解基层的工作动态，了解一些自己平时看不到的细节，及时总结提炼基层的创新经验做法。另一方面，有利于近距离把握领导关注的重点、难点问题，将上级精神与基层工作实际有机结合起来，提出有针对性、可操作性的意见建议，使更多调研成果进入领导的决策视野。
当好学生，深入群众寻“真经”。围绕工作重点，带着课题、疑问，到群众中去，走进企业厂矿、乡村站所、街区楼院、田间地头及农户家中，拜乡村街区干部为师、拜基层各行“专家”为师、拜中小企业主为师、拜各类致富领头人为师，了解党的方针政策落实情况，了解乡村街区发展变化情况，了解他们时下最关心的问题是什么、对未来发展最大的期待是什么。只有这样，才能真正取到“真经”，在文稿中融入群众的智慧。
广交朋友，编织沟通互联“网”。尽可能地将基层从事文字工作的同志联络起来，与他们真心交朋友，通过定期走访、座谈及微信、微博等，随时随地保持交流沟通，第一时间掌握基层的工作动态。这样，既能把基层群众创造性的经验及时反映出来，又能有效屏蔽少数基层干部的虚报假报，摒弃讲大话、抄套话、放空炮，真正为领导把住第一道关口，多写些让人耳目一新、让基层解渴提气的文稿来。
全面把握工作规律
对于常规性的工作，要多向老领导、老干部、老同事学习，详细掌握近年来不同的时间节点上，机关工作的不同侧重点，争取尽早介入，提前同领导沟通，按照领导的意图，搞好调研，多集素材，撰写初稿，再反复修改完善与润色，力争把常规性的文稿写出特色、写出新意、写成精品。
对于创新性的工作，要通过平时的积累和对机关工作规律的探索，不断提升被动状态下主动做好工作的能力。要养成剪报、摘抄和记笔记的习惯，平时搞好各种资料的收集整理，分门别类建立资料库，确保在需要时能迅速找得出、用得上，力争把创新性的文稿写得匠心独运、别具一格。
对于紧急性的工作，心中要时刻装着一个预案，始终处于“备战”状态，特别对某一时期的重点工作，要时刻保持深刻细致的了解，需要时能从容应对，确保各项工作紧而不松、忙而不乱，力争把时间要求紧迫的文稿写全面、写生动，彰显扎实的功底。