过去10多年，我一直从事省委领导文稿服务工作，有一些体会。这里，与大家做一些交流，希望能对大家有所启发。
机关公文，自古以来就有。中国文官制度发达，在古代，上下级交流大多依靠写奏章、批折子。《文心雕龙》就讲，“章表奏议，经国之枢机”。魏国曹丕在《典论.论文》中也说，“盖文章，经国之大业，不朽之盛事”。在我国古代历史上，留下了许多一代名臣撰写的公文，为封建王朝统治乃至中国历史进步作出重要贡献，而且成为传世文学名作。比如，早在秦朝就有李斯《谏逐客书》，可以说一篇文章既救了自己也救了秦国，其政治主张的实施对中国和世界产生了深远的影响。三国时代诸葛亮《出师表》，就是呈给后主刘禅的报告。唐朝魏征《谏太宗十思疏》，是给李世民的劝诫奏章，为后世做出表率。到了明代，海瑞一封《治安疏》，写给明世宗朱厚熜（cong），大胆揭发官场的弊端和统治阶级的罪恶，成就了一段千古传奇。
在战争年代，有人讲，共产党改变中国与世界的武器主要有“两杆子”：一个是枪杆子，一个是笔杆子。共产党人不仅明白“枪杆子里面出政权”，而且明白“笔杆子里面也出政权”的道理。党的思想、大政方针都是通过一篇篇公文传播出去的。《毛泽东选集》《邓小平文选》《习近平谈治国理政》等经典著作，是一代又一代共产党人治国理政的智慧结晶。
因此，千万不要认为写好公文是“雕虫小技”。相反，能够写出一手优秀公文的同志，是我们应该着力发现和培养堪当“经国大业”的同志。现在很多地方和部门都在为缺“笔杆子”发愁，今天参加培训的年轻同志，要对文稿工作有充分的认识，这是一片大有作为的舞台，是展现聪明才智、实现人生抱负的技能。
人们常说“文无定法”，那么到底有没有规律可寻？有人认为，机关公文就是“八股文”，无论是领导讲话，还是文件、通知，套用一个模版，就能拼凑一篇出来，还像模像样。有的也讲，文无第一，武无第二，这样写也行，那样写好像也行。这些都说明，一篇真正的优秀机关公文到底应该是什么样？到底是如何写成的？我们很多人并没有清醒的认识，甚至是很多干了一辈子机关公文的人都没有搞明白。
我认为，文无定法，并非是没有“法”。机关文稿起草是有规律、有方法的。写出一篇合格的机关文稿，应该具备以下10个条件：
一、守住“原则”
原则，就是思想正确，这是底线。机关公文一个最鲜明的特点就是“政治性”。文稿工作者要有很高的理论思想水平，提倡什么、反对什么，都要有清醒的理论判断，绝不能与党的大政方针相互冲突。我们要明白，机关公文写的不是个人的文字，写的是工作、是政治。一个不懂政治的人，是不可能写出一篇合格的机关公文的。懂政治，体现到机关公文中，就是要做到每一个词语都要正确，特别是对一些流行、时髦词语要有深刻的辨别力。比如，有人把“民本思想”直接拿来用，这就是不对的，那是封建王朝的思想，共产党讲的是“一切权力属于人民”，人民是国家的主人，讲的是“以人民为中心的思想”。
二、瞄准“问题”
机关公文的主要作用，就是解决问题。有时，有的同志接到任务起草一篇讲话稿，却不知道该写些什么，最后东拼西凑出来也尽是些大话空话，放之四海皆准的套话，讲的人不知所谓，听的人云里雾里。现在都强调要转作风、转文风，最关键的就是要让机关公文“有用”，要么明确方法，要么给人启示，要么提供信息，不能言之无物。起草好一份讲话稿，首先要明确这个稿子究竟要解决什么问题？必须搞清楚，这项工作在推进中有什么认识需要深化？有什么底线需要划定？有什么经验可以推广？只有从工作中来、直奔问题去，吃透问题、解决问题，这篇稿子才写得实、才有用。
三、 对标“顶层”
中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到歪路上去。从定义上讲，党政机关公文就是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。作为公文写作人员，只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现中央和上级党委指示精神，才能保证中央和上级党委指示精神在当地的贯彻和落实。所以，我们要把学习领会中央的最新精神和省委的部署要求作为一项“基本功”，不仅要知其然，更要知其所以然，做到弄懂吃透、信手拈来、了然于胸，这样写出的文稿才能把准方向、抓住关键、有的放矢。
四、提炼“思想”
简明扼要，是公文写作的基本要求。机关公文是用来反映公务活动情况，解决公务活动中的实际问题的，一切要服从行文目的和表现主旨的需要，当详则详，当略则略，做到言之有物、简而不空。要把握问题关键，提炼核心观点。“始于意格，成于句字”，公文反映的是作者对某个问题的认识和看法，如果对所要反映事物的了解失之片面、肤浅，写出的公文必然是言不称物、文不逮意。要理清思路、列出主要提纲，阐明观点、陈述事实不能一盘散沙，要娓娓道来，做到条理清晰、前后连贯、全文一体。要注重遣词用字，删除可有可无的字、词、句、段，做到“篇无累句，句无累字”，用最经济的文字，精确地表达尽可能多的实际内容。
五、会说“人话”
写稿子，会说套话、空话，就是不会根据事情本身的需要说人话。有的人把写稿子看得很神秘，摆的架势很大，攒了一肚子的劲，写的过程不轻松，写出来的东西读起也不轻松。 我一直都给单位搞文稿的同志强调，写稿子要说“人话”，要说大家听得懂的话。机关公文写出来是给人看、给人读的，不能只是作者自己懂了，就认为别人一定也能理解。机关公文讲求于平淡之中见神奇，要多用叙述、说明、议论，少用或者不用描写、夸张、渲染等手法，直截了当说事情。遣词造句要力求大众化，多用简单明了的大白话，少用生僻晦涩的专业术语，适当合理地使用约定俗成的简称，做到雅俗共赏，平实易懂。
文稿要讲究表述方式，要以人为本，意思就是以听的人为本，以看的人为本，表达一层意思，方式有很多种，但最好的方式就是一听就懂、一看就明白，而且还要考虑到即便是一个马大哈也不容易看错。
机关公文要注意分段、断句。我观察到很多同志写稿子，经常一段就是两三页，一句话能有半页纸，读起来费力，听起来费劲。大家可以留意下这几年中央和省委下发的文件，很少有过长的段落和句子，经常一段就只有一句话、两三行。分段、断句要从文字表达的实际出发，我觉得要注意4点：一是单一性，一个段落原则上只表达一个中心内容，不能把几个不同的内容拼凑、糅合在一起；二是完整性，即一个中心内容尽量在一个段落或者成部分的几个段落里说清楚，不能分散在几个段落或几个部分里讲；三是连贯性，就是前后段的内容要有承继关系，不能彼此脱节或用不相干的文字段落从中间打断。四是整体性，一篇稿子要全文一体，各个组成部分讲的要是一个层面的内容，共同组成支撑这篇稿子核心观点的论据，不能头重脚轻、七拱八翘。
六、能讲“故事”
机关公文讲究规范，但并不等于呆板。机关公文不一定都是“板着面孔讲官话”，根据实际情况，可以灵活采取多种表现形式，帮助读的人更好理解把握。比如调研报告，不能全是“典型经验—存在问题—工作建议”这种老套路，要根据实际情况，用讲“故事”的方法把时间、地点、背景、人物、事件叙述出来，把调研的感受、看到的事情、得到的启示，鲜活地传递给读者。再比如新闻报道，这种类型相对其他公文来说更加灵活、更加贴近群众，更不能简单地引用新闻素材，堆砌事实，显得枯燥生硬，缺乏可读性；要明确新闻报道的立场和观点，搞清楚要传达什么、宣传什么、弘扬什么。只有在一个成熟的观点和统一的主题统领下组织素材，通过新闻故事的形式把具有启示性的精神内涵表达出来，才能真正让报道吸引人、打动人、感染人，真正起到对外宣传的功效。
七、巧用“经典”
适当地引经据典，有时可以增强语言的表达效果。我注意到，善于引经据典已成为习近平总书记的一个鲜明的话语方式，显示出他对中华文化的重视及其造诣。比如，在2014年APEC会议期间的讲话，习近平总书记多处引经据典，借古喻今，比如“上善若水，水利万物而不争”“山明水净夜来霜，数树深红出浅黄”等等，将这些凝聚着中华民族先贤智慧的古文诗句，运用得恰到好处，寓意深远。 因此，平时注意收集一些好的古文诗句，在合适的场合用在贴切的内容表达上，往往能使公文的内容表达显得更加生动活泼，有时甚至会起到点睛之笔的效果。
但是也要注意，引经据典不能生搬硬套，不能过多过滥。一般而言，引经据典仅限于一些事务性公文中，如领导讲话、调研报告等文种；但在通用性公文中一般不容许引经据典，特别是有些庄重严肃的公文，如请示、命令、通告、批复等是绝对不能使用的。
八、挑战“极限”
好的文章是改出来的。公文写作是个水磨工夫。“业精于勤荒于嬉”，对于公文写作来说，所谓天赋、所谓文字工夫的基础，都不是最主要的；关键是要吃得亏，舍得练，多学多看多写。有时一篇稿子写下来，从立意到标题，从内容到提法，从框架到语言，都是经过反反复复斟酌、一遍一遍修改后才定下来的。文章不怕反复磨，要想写好一篇公文，必须坚持标准、反复打磨，不轻易脱手，思想上要舍得辛苦。相传，曾国藩率领湘军与太平天国作战，屡吃败仗。他的“师爷”起草报告朝廷的公文中，有“屡战屡败”的提法，曾看后吓出一身冷汗，因为这样呈报，只能反映他无能、失职，那就不仅是受处分的问题，还有可能杀头。但曾不愧是行文高手，他沉吟了一下，轻轻把笔一挥，将这两个词的位置调换了一下，成为“屡败屡战”，意思就完全不同了。果然朝廷看后，不仅没有责怪处分，反而大加奖赏。这是公文修改“化腐朽为神奇”的经典案例，应给人以深刻启示。所以说，起草公文要注意修改，自己反复看，请别人帮助看，放一阵后再看，不断发现毛病，一遍又一遍修改，直到自己满意为止。
九、勤于“积累”
有道是“读书破万卷，下笔如有神”，公文写作讲究的是“厚积而薄发”。
这里的积累，一方面是积累资料信息，另一方面是积累思想观点。
积累资料信息对于文稿人员来说，不仅是掌握知识的重要方法，更是搞好本职工作的基本要求。需要积累的知识有很多，我认为大致可以分为5类：一是中央大政方针和重要言论；二是中央和上级的重大部署、重要文件；三是国内外的重大事件、经验典型；四是权威人士、专家学者的观点看法；五是本级基本情况和工作运行情况。同时，积累资料也不只是对初学者的要求，一些所谓的“大笔杆子”、个中老手也应如此，因为事务是不断发展变化的，知识积累也应该与时俱进。
阅读是积累资料的重要手段。关于阅读，余秋雨先生有一篇文章说得好：世界那么大，知识那么庞杂，外部世界的精彩、人类历史的厚重、终极道义的神圣、生命涵义的丰富，光凭一个人有限的人生经历是无法获得的。只有书籍，才能把辽阔的空间和漫长的时间浇灌给你，能把一切高贵生命早已飘散的信号传递给你，能把无数的智慧和美好对比着愚昧和丑陋一起呈现给你。区区五尺之躯，短短几十年光阴，居然能驰骋古今。经天纬地，这种奇迹的产生，至少有一半要归功于阅读。
积累思想观点，就是要多思考。写稿子说是“写”，但关键还是思考，把问题想清楚了、想透彻了，“写”就只是从脑袋到纸上的一个简单搬运过程。一名合格的文稿工作者，在工作和生活中就要做一个有心人。同样是读书看报，有的人作为一种消遣，看了就忘，但文稿工作这绝不能这样，要处处留心、勤于思考，解析新闻报道背后的政治考量、政策风向，形成自己的看法和观点。通过日积月累，不断提高自己认识问题、解决问题的能力和水平，写稿子才能做到透过现象直击本质。
十、集中“智慧”
机关公文特别是综合部门的公文涉及面广，很多时候单凭个人才能是远远不够的，必须依靠集体智慧。三个臭皮匠赛过诸葛亮。个人有限的时间精力，决定了知识储备、眼界视野总是有局限性的，有些方面接触得多、了解深入，有的方面很少触及、知之甚少。但作为文稿工作者，我们接受任务相对还是比较被动的，没有选择也不能逃避，如果只靠单打独斗、勉力为之，写出的稿子必定只能浮于表面、谈不深入。因此，文稿工作还是要更多依靠集体智慧，集思广益、群策群力。特别是重要文稿的写作过程中，无论是提纲的草拟，布局的调整，还是文字的斟酌，大家都坐在一起进行平等的交流、热烈的讨论，每一次讨论都会使文稿质量有一个大的提升。同时，也只有这样集体“作战”的工作方式，才能始终保持文稿的高质量、高水准。