在起草领导讲话稿的过程中，是否能按照讲话稿的特点运用文字和语言，是一个很重要的问题，也是一个不容易处理好的问题，应当引起我们的足够重视。一篇好的讲话稿，应当是既便于读、又便于听的，这个要求就是针对文字和语言而说的。那么什么样的文字和语言才便于读、便于听呢？
一、通俗化
为了语言的通俗化，可以采用以下几种方法。
1.化简为繁。一篇领导人讲话，总要阐明一些道理和观点。但是，其目的是为了提高人们的认识以推动某项工作，而不是发表学术论文，因此，在谈意义、讲观点时，理论性太强的语言不宜用得过多，现成的概念和观点也没有必要过多的解释。用简练质朴的语言深入浅出地讲道理，是撰写讲话稿的一条重要要求。
2.化专为俗。尽管有些会议专业性很强，但是，领导讲话主要是讲思想认识和工作方法，专业性的词汇应当尽量少用，特别是对行业不同、工作性质不同的与会者讲话，行话不宜说的太多。
3.化隐为明。在会上的讲话是一念即过的，听讲的人不能像读文章那样可以反复看几遍，从中抓住重要内容。所以，写讲话稿时应把最重要的话放在最关键的地方说。
4.化长为短。这里所说的长与短，是对讲话的句式和层次而言的。有的同志写稿，习惯用长句子、大段落，几十个字才用一个标点，几篇稿纸也见不到一个自然段，这是写讲话稿所忌讳的。因为，句子和段落太长，读的人和听的人都容易很快就疲劳了，也容易听了后面忘了前面，不得要领。所以，讲话稿的句式短一些，自然段多一些，既可以层次鲜明，也容易让人听清弄懂。
5.化虚为实。讲话稿不宜使用空洞的、华而不实的词句，应尽量给人以实事求是的印象，不要滥用形容词，不要使人产生长而空、卖弄文笔的感觉。
二、形象化
语言的形象化，是一个语言的艺术问题。为了达到这一目的，可以采取以下几种方法。
1.逻辑推理和事实印证，是人们说明问题的常用方法。以会议讲话的方式阐述问题，应该尽可能选择后者。恰当地列举有说服力的事例。既便于口语表达，又有利于克服用理论解释理论，用概念解释概念的弊病。举例子一定要做到为观点服务，不能只是罗列现象。
2.打比方。这是使抽象概念变为形象思维的好方法。毛泽东同志生前的许多讲话中都有这样的范例。他把典型调查比做解剖麻雀，把工作目的和方法的关系比喻为河与桥梁的关系，效果都很好。
3.提问题。在关键的地方，以反话、问答的方式提出一些尖锐的问题，既能使讲话紧紧抓住听众的注意力，促使人们深思，也能加重讲话的语气，使讲话更加生动有力，还能变换讲话的口吻，有助于段落之间的衔接。
4.借词汇。把某些描绘生活现象的词汇随手拈来，用在形容某项工作上，能够增强讲话的生动性。如：把加强班组工作称为“夯实基础” ；把整党补课、巩固成果称为“回头看”等。
5.“抓活鱼”。人民群众的语言是非常丰富的，他们创造的许多俗语、谚语、顺口溜和口头禅等，都非常精妙，像“抓活鱼”一样把他们抓来使用，能给一篇讲话增添许多光彩。
6.添趣味。适当运用幽默、讽刺、含蓄的语言，也是使一篇讲话生动形象的好方法。会议的严肃性不等于只是板起脸孔训人，让深刻的道理恰到好处地寓于风趣的谈笑中，更能给人留下深刻的印象。
7.压韵律。做到音节匀称、声调和谐、韵脚自然、节奏明快，能增添讲话的立体感。
三、口语化
做到使讲话稿口语化，要对所使用的文字、词句、标点符号等进行精心的挑选加工，是写出的文稿读起来像平时讲话一样，通顺流畅，语气自然，节奏明快，听起来不含糊、不罗嗦、不吃力。达到文字口语化的要求，可以把握“十不用”的要领。
1. 不用“之乎者也”一类的文言虚词。人们在写供人阅读的文章时，恰当地使用一些文言是有一定好处的，但是把这类词句写入讲话稿，读起来文绉绉的很不自然，听着也很别扭，应当尽量不用。
2. 不用不常见的生涩冷僻字词。
3. 不用不规范的简化字。严格地说，不规范的简化字是错字，不应该写进任何公文，写进领导人讲话稿既不严肃也容易读错。
4. 不用未约定成俗的省略词。
5. 不用不常见繁体字和草体字。有些繁体字已经多年不用，有些草体字也不流行，人们偶尔见到会觉得陌生，在讲话稿中出现这样的字，讲话人就容易分散注意力，影响讲话的连贯性。
6. 不用不通俗的土语方言。
7. 尽量不用容易听混的同音词。像“全部”与“全不”，“骄傲”与“娇气”，“向前看”与“向钱看”等。每对词的含义不同，读起来音调一样，所以很容易听混。必须同时使用时，可以将其中的一个用同义词换掉，不好换的可以加上一些限制或修饰词，构成一个新的词组，就能使人清楚的区别开来。
8. 尽量不用单音节的词。像“但、并、而、故”等副词，在应用文中使用量很大，在讲话稿中偶尔出现一两个对全文影响不大，但是用多了就破坏讲话语气的通顺流畅。因此，在使用这些副词时，应写成两三个字的双音节为好。如“但是、而且、所以”等。
9. 不用难于上口的书面用词。像“该厂、愈来、奖掖”等词，人们平时讲话时是不用的，念出来发音不响亮，如果换成“这个厂、越来、奖励”等词，念起来比较自然响亮。
10. 不用读不出来的标点符号。像破折号、分号、括号、省略号等，都是念不出来的，改用文字表达就能让人听得清楚明白。