体制内生存指南|“替领导开会”你会不会?

体制内生存指南1年前 (2023)发布 tangspark
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只要是工作,就不可避免要开会,尤其是年轻人,有时候会遇到“替领导开会”的任务。

有的人说,替个会有啥难的?去听不就完了?

其实,看起来一件小事,很多人做的不够好,甚至有的人工作了几十年,连“替领导开会”这个小事都不会。

今天我就跟大家讲讲怎样把“替领导开会”这个任务不折不扣、出色的完成好。

 接受任务,你要问领导三句话

接到领导交代你“替会”时,要干脆利索的答应,不要找理由推掉这个事。

因为领导很明白开会的重要性,不是万不得已不会找人替会。

能够第一时间想到你,是对你的一种认可和信任,千万不要觉得领导让你开会是“抓苦差”。

接到领导交代之后还有一些事你需要向领导了解清楚。

  1

  领导让你替会他请假没有?

  如果没有,你就提示领导请个假,以免被上头通报。

曾经有一个同事替领导开会,因为领导忘了请假,被拦在会场外。

他说:我就是来替会的,你们不让参加那我就走了!

最后领导挨了批评,闹的挺尴尬。

如果能多一句话,提示一下领导还是有必要的,可以避免很多问题发生。

你提示了,领导不以为然,将来也不会迁怒于你。

  2

  会议是否需要汇报或者发言?

  很多会议为了解决问题需要参会者进行汇报或者发言,你作为“替会”人员,不发言不合适,发言吧又没有准备,也怕说的多了超出自己部门的权限,甚至闹出笑话。

所以,开会前一定要和领导核对一下是否需要发言汇报,有没有汇报材料,做好充分的准备。

如果有发言,要与领导沟通好发言的框架,有材料按材料发言,没有材料按照和领导沟通的内容发言,千万不要为了博出位而有出圈、出格的发言。

  3

  开会有没有文字通知?

  因为你要知道开会的准确时间和地点是哪里?有什么要求?

所以文字通知要认真看看,是否需要着工装、提前多少分钟入场、如何入座、会议议程等等。

一个接受任务写了这么多,其实并不复杂,也就是几句话的事,一定要问明白、记清楚。

执行任务,你要注意四个关键点

明白任务要求之后,就是按时、按要求参加会议。

  参加会议这个过程有四个关键点需要注意:

  1

  要守时

  在时间上要有个提前量,最少早于开会时间10分钟以上进入会场;如果是异地开会,还需要考虑路上的时间。

我的习惯一般是时间提前量在20分钟以上,以备出现异常情况影响开会时间。

  2

  有准备

  不管是什么样的会议,带一个笔记本和一支笔是非常重要的,如果需要汇报或发言还应该准备至少两份材料。

有的人认为替会就是听会,大概意思听听差不多就得了,空手去开会。

可以这么说,空手开会是对会议的极不尊重的行为,也会给领导和同事们留下不好的印象。

  3

  正会风

  开会期间不要玩手机、不要打瞌睡、不要起身走动,这是一个人基本素质的体现。

如果确有要事,一定要举手向会议主持人申请,经批准同意后再出去。

作为一个成年人,如果连开会时不玩手机、不走动也做不到,是不是连小学生也不如了?

我曾经看到一些人开会时手机一刻也不停,手机放下就去解手。

对于发言的人来说是极其不尊重的,更重要的是在众人面前暴漏了自己的素质低下。

不要提前离开会场,很多重要内容或者布置任务都在最后,你提前离开不了解任务是什么,可能就影响了工作。

  4

  做记录

  作为“替会”者,会后还有一个传达汇报的任务,所以会议内容记录尤其重要。

除了记录会议的主要内容之外,谁参加、谁主持、谁发言这些都要记清楚,以便于向领导了解会议的整体情况。

会议记录一定要尽量详尽、条理清楚。

会后反馈,你要做好两件事

前面做了这么多,如果会后不及时详尽向领导反馈,那所做的这一切都没有意义。

接受的任务是“替领导开会”就必须及时全面的向领导开会,不能在你这里给“截留”了。

我曾经遇到一些年轻的员工,受领导安排代表部门参加会议之后,不反馈不汇报,等领导问起来才说“会开了没啥具体事”或者是“还是说XXX的事”。

说好的“件件有落实、事事有回音”呢?会后汇报需要注意:

  1

  整理一份会议简报

  根据你的会议记录,把时间、地点、主持人、出席人、会议主题、发言人及发言内容(主体内容提纲即可)、会议发的材料、会议安排的工作任务及要求等,分条列项列出来。

以书面形式向领导反馈,或者可以通过微信第一时间向领导汇报。

  2

  提出自己的建议

  对于会议安排工作任务的,你作为参会者,有向领导提出自己建议的权力和义务。

你需要进行认真思考,提出落实任务、改进工作的建议,连同会议简报一同向领导报告。

———-

“替领导开会”是不仅仅是参加一个会议那么简单,也是你锻炼并展现自己职场能力的绝佳机会。

只要你用心去做,把事做好,就能得到领导的认可和青睐。

而且也能更好的锻炼你的处事能力、逻辑思维和系统思维。

把一件小事以系统化思维去处理,就能养成良好的习惯,举轻若重的锤炼才能有举重若轻的从然自得。

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