体制内生存指南 | 机关工作人员如何高效摆布时间

体制内生存指南1个月前发布 tangspark
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船行不止,生活向前。党政机关工作,常规事务多变,临时任务多样,紧急任务多见,要格外注重时间管理,主动削减冗事杂务,善用节时提能增效,真正统筹兼顾、向需而用,绝不顾此失彼、降量减额,要科学用好工作时间,精准提升办事质效。

善用“四维度法”,做好坐标排序

以重要程度和紧急程度为界标,把工作任务按照紧急且重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要也不紧急分成四个维度。紧急又重要的事情马上做、旋即安排、一五一十的落实,紧急但不重要的事情授权做、常问进度、不折不扣的问效,重要但不紧急的事情按计划做、挂图作战、有序有力的推进,既不重要也不紧急的事情放在后面完成,做到审大小而图之、酌缓急而布之、连上下而通之、衡内外而施之
比如,周一上班接到多个任务:一是负责撰写周三上午领导会议讲话材料;二是代表本单位参加周二晚上工会组织的活动开幕式;三是月底前做好迎接上级督导组的专项检查;四是受邀参观下月初由兄弟单位举办的现场会。
借助“四维度法”排列组合,轻重缓急便一目了然,化繁为简便更加得心应手。即第一项任务必须立即写、马上办,第二项任务可协调他人参加,第三项任务提前部署、分头筹备,在第一项任务完成后即刻投入到该项任务中,第四项任务参加与否届时视情而定

巧用“体能配置”,做好优化组合

人的精力是有限的,折腾是无限的,人不可能把有限的精力投入到无限的折腾中去。即便自身抗压力强、兴奋度高,身体机能也会随着时间的流逝而不断消耗,最终疲于应付。不打勤来不打懒,单打你个不长眼。因而要妥善摆布,珍惜身体。
可以把一天的工作时间分为黄金高效时间、客观必要时间、主观弹性时间,与“四维度法”结合起来,因事分类、因情施策、因时制宜、因技制胜,以最大限度、最短耗时、最高质效确保各项工作完成并完美。
比如,上午精神活跃,可以博览各平台的朝闻,做些前瞻研究,做些耗费脑力的业务工作;傍晚精神疲惫,可以做文档复印、资料整理、电话联络等劳力的事务工作,从而实现时间的优化配置。

活用“零整互化”,做好精准击破

智能时代,碎片化、分散性已成为信息处理的典型特征。高效利用碎片时间成为政务工作的必修课。一方面,要善于合零为整,学会汇流成海,用时间拼图,当一名“好裁缝”,将时间的“边角余料”和“零碎部件”拼凑整合,零存整取,合理利用,释放整体合力,真正将整体与部分的关系看清看明看透。另一方面,要善于化整为零,将整个工作按照时限要求逐一分解,划分阶段,循序渐进,完成一项销号一项,发挥分散活力和各阶段能动性,真正实现1+1>2的效果。
比如,2023年开展的主题教育,具有标准高、内容多、联动强、时效严的特点,要完成学习任务,较好保证质效,可以逐段分解任务,循序渐进组织实施,采取多种形式,规定动作要全面客观,自选动作要出彩出新,实现学习时间的大块小块结合,学习主体的长线短线结合,学习目标的近标远标结合。
除了安排整块时间集中学习研讨外,可以准备口袋书等便携读本,利用饭后、睡前、通勤、排队等碎片时间进行学习;还可以通过观看小视频、学习强国、参与互动答题等,开展“掌上学习”。这样既可实现学习时间上的合零为整,又可实现学习内容上的化整为零,更好地让党的理论入脑入心。

运用“四则运算”,做好几何增效

追求高质量、高效率、高业绩、高反馈是时间管理的核心目标,要实现这一目标必须做好时间管理的“加减乘除”四则运算:
——用好加法赋能。赋予一项工作更高维度的目标价值,增加对重点工作的时间投入或增加单位时间的产出效能;
——用好减法减负。减少无用功,减少粗犷工,减少低价功,把精力集中在有意义有品质有价值的事情上;
——用好乘法提质。善于以新技术新方法新协调为杠杆,撬动时间效能几何级增长;
——用好除法增效。将整块工作按照工作内容、时间段或责任主体等不同划分方式进行分解。
比如,开套会,使一次会议涵盖多个主题、解决多个问题,让党员干部参加一次会议,学习多项精神,接受多项部署,通过多线程齐头并进的方式让会议扩容提质,这就是给时间做加法;单位减少“文山会海”,打通“中梗阻”,不以材料落实材料,不以会议落实会议,个人净化生活圈,摒弃一切不产生价值的时间消耗,这就是给时间做减法;对于非涉密工作,善用线上工具,提高工作效率,工作中学会激活“心流”状态快速切入高效模式,这就是给时间做乘法;将诸如五年发展规划或年度工作要点之类的“大块头”工作,或划分若干具体小项目分类做,或按照有序时间段分步做,或分配给不同责任主体分头做,这就是给时间做除法
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